Ngày nay các nhà lãnh đạo trong các tổ chức nhận thấy rằng việc đào tạo là chìa khóa quan trọng để nâng cao chất lượng, chuyên môn và kỹ thuật của đội ngũ lao động ở mọi lĩnh vực khác nhau trong đời sống. Từ đó dễ dàng hơn trong việc quản lý, kết hợp và thực hiện các mục đích, kế hoạch. Đặc biệt trong thời kỳ phát triển nhanh chóng và mạnh mẽ của công nghệ, thuật ngữ hệ thống quản lý đào tạo trực tuyến LMS lại càng phổ biến rộng rãi để hoàn thành hiệu quả mọi mục tiêu đào tạo nhân lực được đề ra. Vậy hiểu như thế nào về khái niệm hệ thống quản lý học tập trực tuyến, chức năng, lợi ích của phần mềm để giúp việc đào tạo và quản lý được diễn ra thuận lợi.

1. Hệ thống quản lý đào tạo trực tuyến là gì?

Hệ thống quản lý đào tạo trực tuyến LMS (Learning Management System) được định nghĩa là một phần mềm được thiết kế đặc biệt chuyên cho việc quản lý giảng dạy và học tập. Thông qua hệ thống này, người dùng có thể tổ chức, quản lý, phân công giảng dạy, báo cáo tổng kết quá trình và chất lượng giảng dạy.

Dù hiện nay có nhiều hệ thống LMS khác nhau được đưa vào sử dụng để đáp ứng nhu cầu riêng của từng đơn vị hay thực tế của con người. Thế nhưng cốt lõi của hệ thống quản lý đào tạo trực tuyến LMS là khả năng giải quyết các nhu cầu tương tác giữa các chủ thể chính trong một hệ thống học tập trực tuyến, đồng thời giúp cung cấp nội dung học tập chất lượng cho học viên, cho người điều hành và thông tin đến người quản lý tương tác,…được diễn ra tốt nhất.

Việc ứng dụng hệ thống quản lý đào tạo trực tuyến LMS hỗ trợ cho hoạt động đào tạo nhiều ưu điểm lớn, nhiều lợi ích thiết thực. Khả năng giúp tiết kiệm đáng kể nhiều chi phí như đi lại, ăn ở,…khi tổ chức đào tạo, nâng cao trình độ cho người tham gia.

Hệ thống quản lý đào tạo trực tuyến LMS là gì

Hệ thống quản lý đào tạo trực tuyến LMS là gì

2. Hệ thống quản lý đào tạo trực tuyến phù hợp với doanh nghiệp nào?

Bất cứ một doanh nghiệp, đơn vị nào khi cần phát triển hoạt động đào tạo đều nên cân nhắc ứng dụng phần mềm LMS trong quá trình quản lý và đào tạo. Nó cần thiết và mang đến hỗ trợ cao, lợi ích lớn trong quá trình phát triển. Thế nhưng trong thực tế mỗi tổ chức lại hoạt động với quy mô, những đặc điểm hoàn toàn khác biệt. Vì vậy mà nên tinh toán, cân nhắc để xác định chọn lựa phần mềm nào thích hợp vẫn luôn là vấn đề nan giải cho những người điều hành.

Hệ thống quản lý đào tạo trực tuyến được cho là phù hợp đối với những doanh nghiệp có đặc điểm sau:

  • Số lượng nhân viên/ học viên cụ thể: thông thường thì việc sử dụng phần mềm LMS là lựa chọn hàng đầu của những doanh nghiệp vừa và nhỏ. Đồng thời số lượng người dùng thực tế nằm trong khoảng 200 – 1000 người.  
  • Số lượng chi nhánh thực tế: một tổ chức hoạt động với nhiều chi nhánh khác nhau thì việc sử dụng hệ thống quản lý đào tạo trực tuyến LMS là vô cùng quan trọng, quyết định mạnh mẽ đến hoạt động đào tạo nhằm nâng cao trình độ chuyên môn của cán bộ nhân viên. Lúc này vấn đề địa lý được giải quyết mà không lo ngại ảnh hưởng đến việc đào tạo, khả năng hoàn thành mục tiêu đơn giản, nhanh chóng mà tiết kiệm tối chi phí tối đa.
  • Nhu cầu tổ chức đào tạo: việc sử dụng LMS trở thành lựa chọn đúng đắn đối với mọi doanh nghiệp/ tổ chức có yêu cầu bồi dưỡng nhân viên hay hoạt động có liên quan đến vấn đề đào tạo nhằm giúp tổ chức hoàn thành mọi mục tiêu.

3. Các chức năng chính của hệ thống quản lý đào tạo trực tuyến

  • Lưu trữ và quản lý dữ liệu số: Chức năng này của hệ thống quản lý đào tạo trực tuyến cho phép các tài khoản được phân quyền có thể đăng tải tài liệu, bài giảng, khóa học lên hệ thống. Các dữ liệu này có thể được phân loại theo thời gian, dung lượng dữ liệu, định dạng tập tin,…để kiểm soát tốt các nội dung.
  • Khả năng bảo mật: Bất cứ hệ thống phần mềm nào cũng cần có chức năng bảo mật dữ liệu thông tin. Đây được xem là chức năng quan trọng trong hệ thống quản lý đào tạo trực tuyến LMS giúp lưu giữ thông tin cá nhân, thông tin tài chính, dữ liệu liên quan khác được bảo mật một cách an toàn, hiệu quả.
  • Chức năng đáp ứng: Mọi thiết bị có thể dễ dàng truy cập như máy tính bảng, điện thoại, laptop,…và lưu lượng người dùng truy cập vào hệ thống ổn định.
  • Hỗ trợ thiết lập lịch biểu: thời gian mở lớp, kiểm tra cuối khóa, lịch thi, kiểm tra,…
  • Chức năng tổ chức thi, kiểm tra như trắc nghiệm, nhiệm vụ tương tác thông qua game,…
  • Chức năng quản lý, giám sát: hệ thống quản lý đào tạo trực tuyến cho phép người quản lý, giảng viên có thể kiểm soát quá trình học tập và năng lực của học viên qua nhiều giai đoạn khác nhau.
  • Chức năng quản lý tương tác, hỗ trợ giữa các học viên với nhau, giữa học viên với giảng viên,…
LMS giúp người dùng dễ dàng truy cập

LMS giúp người dùng dễ dàng truy cập

>>Đọc thêm: Chức năng và cấu trúc của hệ thống quản lý học tập

4. Lợi ích của hệ thống quản lý đào tạo trực tuyến LMS đối với đơn vị triển khai

Thay vì lựa chọn phương pháp đào tạo truyền thống mang nhiều bất cập thì ứng dụng phần mềm quản lý giáo dục trở thành giải pháp hoàn hảo. Việc đào tạo và quản lý trực tuyến được áp dụng nhằm mang đến nhiều giá trị cho các đơn vị. Một hệ thống quản lý đào tạo trực tuyến chất lượng sẽ giúp cho doanh nghiệp và trung tâm đào tạo đạt được những ưu thế như sau.

4.1 Tối ưu hóa về mặt chi phí

Việc áp dụng hệ thống quản lý đào tạo trực tuyến giúp cho học viên và giáo viên có thể ngồi ngay tại nhà để tham gia nên tiết kiệm chi phí đi lại một cách hiệu quả. Hơn thế nữa các trung tâm, công ty và nhà trường sẽ hạn chế tối đa chi phí cho những hoạt động như thuê mặt bằng, in ấn tài liệu, chi tiêu văn phòng phẩm.

Chính vì vậy việc áp dụng phương pháp giảng dạy trực tuyến thường xuyên được đánh giá là phương pháp hoàn hảo, lý tưởng và nhanh chóng mà các doanh nghiệp, nhà trường hay trung tâm cần cân nhắc để tối thiểu hóa mọi chi phí.

LMS đáp ứng nhu cầu học tập của học viên

LMS đáp ứng nhu cầu học tập của học viên

4.2 Đảm bảo tiết kiệm thời gian hiệu quả

Như chúng ta đã biết thì học tập trực tuyến mang đến khả năng linh hoạt, chủ động và tiết kiệm thời gian tối đa cho cả người học và người dạy. Bạn có thể học tập ở bất cứ đâu, bất cứ khi nào dù là ở nhà, ở quán cà phê, hay thư viện chỉ cần có các thiết bị điện tử như máy tính, điện thoại, laptop có kết nối Internet là được. 

4.3 Đáp ứng nhu cầu học tập của học viên

Hệ thống quản lý đào tạo trực tuyến cung cấp cho người học đầy đủ giáo trình, tư liệu giảng dạy mà doanh nghiệp cần hoàn thành với chức năng bảo mật an toàn, tiện lợi thông qua mạng Internet. Lúc này việc học tập của từng học viên đều được đáp ứng tốt, với khả năng làm hài lòng theo nhu cầu số lượng người muốn tham gia học tập.

Chỉ với việc thực hiện thao tác truy cập vào hệ thống đơn giản và nhanh chóng, bất cứ khi nào thấy tiện lợi nhất đều có đầy đủ tư liệu theo yêu cầu, hỗ trợ cho học tập một cách hiệu quả, cung cấp đầy đủ nguồn thông tin đầy đủ và hữu ích. Học tập nhanh chóng, thích hợp với nhu cầu giúp cho quá trình học tập, đào tạo nguồn nhân lực đạt được kết quả tối ưu nhất.

LMS giúp tối hưu hóa nguồn chi phí

LMS giúp tối hưu hóa nguồn chi phí

4.4 Quản lý hiệu quả, đơn giản

Hệ thống quản lý đào tạo trực tuyến cung cấp đầy đủ tính năng báo cáo, theo dõi chi tiết. Lúc này mọi hoạt động của hệ thống đào tạo từ khóa học, lớp học, hay việc theo dõi học viên đều được ghi chép, thống kê đầy đủ.

Với tính năng hữu ích của mình, việc quản lý quá trình đào tạo của doanh nghiệp được thực hiện một cách hiệu quả, tối ưu. Nắm bắt được tiến độ đào tạo một cách tổng thể hay chi tiết của từng học viên trở thành điều đơn giản và dễ dàng thực hiện.

4.5 Người dùng dễ dàng truy cập nội dung khi cần

Sử dụng hệ thống quản lý đào tạo trực tuyến giúp người quản trị truy cập dễ dàng và nhanh chóng khi cần, tiến hành thao tác bổ sung tư liệu giảng dạy kịp thời, tương thích với từng khóa học. Vì thế việc cập nhật nhanh chóng, theo sát tình hình thực tế được đảm bảo. Đồng thời việc gửi thông báo ngay lập tức tới học viên cũng là cách để hỗ trợ thiết thực nhất cho công tác đào tạo.

>>Đọc thêm: Ưu và nhược điểm khi triển khai hệ thống LMS

4.6 Tạo môi trường học tập, tương tác, cá nhân hóa cho mỗi học viên

Một khi ứng dụng hệ thống quản lý đào tạo trực tuyến, việc tham gia lớp học, khóa học của học viên sẽ cực kỳ đơn giản và nhanh chóng chỉ với một thiết bị có kết nối với Internet. Việc kết nối hiệu quả, có thể kết nối với tính tương tác cao như ngoài đời thật, như một lớp học trực tiếp khi lựa chọn phần mềm chất lượng và phù hợp. Những tư liệu hỗ trợ như video, hình ảnh trực quan, file âm thanh, trao đổi với giáo viên, học viên,…sẽ giúp ích rất nhiều cho công tác đào tạo của mỗi doanh nghiệp.

Hệ thống LMS đảm nhiệm nhiều chức năng hữu ích

Hệ thống LMS đảm nhiệm nhiều chức năng hữu ích

4.7 Việc học tập diễn ra mọi lúc mọi nơi

Nếu một hệ thống quản lý đào tạo trực tuyến LMS được đưa vào ứng dụng thì việc giải quyết nhu cầu học tập tiện lợi, chủ động mọi lúc mọi nơi là điều dễ dàng thực hiện được.

Khi toàn bộ giáo trình, nội dung đào tạo nhân sự của doanh nghiệp đều được thực hiện lưu trữ trực tuyến, thông qua một nền tảng online thì việc học tập của từng người sẽ đạt được sự chủ động và hiệu quả nhất. Việc chủ động về mặt thời gian, thoải mái về không gian học tập là điều chắc chắn. 

Với thiết bị có kết nối với mạng Internet đầy đủ thì lúc này dù ở nhà, đi công tác, quán cà phê,…cũng có thể tranh thủ dành thời gian học tập, nâng cao khả năng chuyên môn của bản thân thông qua tư liệu đào tạo mà doanh nghiệp cung cấp.

4.8 Thu hẹp phạm vi địa lý

Một doanh nghiệp hay hệ thống trung tâm đào tạo, thông thường nhân viên hay học viên có thể ở nhiều khu vực địa lý khác nhau, thậm chí là nhiều vùng miền khác nhau. Vì thế, việc học tập, đào tạo kiến thức trở thành vấn đề vô cùng nan giải. Nó khiến tốn chi phí cũng như thời gian để tính toán về phương án đào tạo thích hợp.

Tuy nhiên việc đào tạo nhân sự trực tuyến thông qua hệ thống quản lý đào tạo trực tuyến chất lượng giúp cho mọi vấn đề được giải quyết. Học online với sự chủ động, kết nối hiệu quả dù mỗi học viên đang ở đâu từ Bắc vào Nam đều trở nên vô cùng dễ dàng. Vấn đề khoảng cách địa lý lúc này đều được giải quyết triệt để, đảm bảo thu về kết quả cao. 

5. Kết luận

Hệ thống quản lý đào tạo trực tuyến được ứng dụng ngày càng nhiều, có vai trò quan trọng trong công tác đào tạo nhân lực của mỗi doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ. Việc chủ động tìm hiểu và nắm bắt được bản chất của hệ thống giúp tạo sự chủ động trong việc hoàn thiện cho mỗi công ty.