Hệ thống ERP ngày càng được nhiều doanh nghiệp chọn lựa. Bên cạnh những doanh nghiệp đã áp dụng thành công thì không ít doanh nghiệp gặp thất bại khi triển khai ERP khiến dự án không phát huy được thế mạnh vốn có. Vậy có những sai lầm khi triển khai ERP nào khiến các doanh nghiệp tổn thất, lao đao? Hãy cùng Koolsoft điểm danh một số nguyên nhân phổ biến dẫn đến thất bại của dự án ERP nhé.

Sai lầm khi triển khai ERP

Sai lầm khi triển khai ERP

1. Không xác định mục tiêu chính xác khi bắt đầu triển khai hệ thống

Một sai lầm khi triển khai ERP mà rất nhiều doanh nghiệp, tổ chức và trường đại học gặp phải là không xác định chính xác mục tiêu khi bắt đầu triển khai hệ thống. Một hệ thống ERP có rất nhiều module (sản xuất, kế toán, kho, nhân sự,…) đều được tích hợp và đồng bộ dữ liệu. Nếu không xác định rõ ràng nhu cầu, nghiệp vụ mong muốn thì doanh nghiệp triển khai phần mềm ERP dễ rơi vào tình trạng quá tải chức năng. Kế hoạch chi tiết về lịch trình triển khai, phân công công việc và tài nguyên cần thiết là rất quan trọng để đảm bảo quá trình triển khai diễn ra trơn tru và hiệu quả.

Do đó trước khi triển khai hệ thống phần mềm, doanh nghiệp nên lập một nhóm nghiên cứu quy trình và xác định mức độ cần thiết của cả hệ thống. Hoặc bạn có thể tìm kiếm sự tư vấn độc lập đến từ những chuyên gia phần mềm để có được bức tranh toàn cảnh nhất về hệ thống vận hành hiện thời và cách để khắc phục lỗi ERP đang diễn ra.

2. Sai lầm khi triển khai ERP khi lập kế hoạch sơ sài, không đầy đủ

Không phải cứ dự án ERP nào triển khai cũng mang lại hiệu quả. Có nhiều doanh nghiệp gặp thất bại nặng nề khi ứng dụng hệ thống ERP mà chưa biết nguyên nhân đến từ  “nguồn” nào thì rất có thể do lập kế hoạch sơ sài, không đầy đủ. Khi không có một kế hoạch cụ thể thì việc triển khai gặp rất nhiều khó khăn khi mà doanh nghiệp sẽ không biết làm cái gì trước, cái gì sau, hay chi phí cho một phần mềm là bao nhiêu,…dẫn đến khó kiểm soát tình hình.

Vì vậy cần có một kế hoạch cụ thể, rõ ràng để đánh giá liệu doanh nghiệp có ứng dụng được phần mềm ERP này hay không? Hay có cần kiểm tra, đánh giá lại quy trình từng phòng ban hay không để đưa ra quyết định phù hợp, tránh lãng phí tài nguyên dẫn đến sai lầm khi triển khai ERP.             

lập kế hoạch không đầy đủ khi triển khai ERP

Lập kế hoạch không đầy đủ khi triển khai ERP

 3. Quá gấp gáp, không tuân thủ tiến độ

Sai lầm khi triển khai ERP khiến doanh nghiệp thất bại là quá gấp gáp, không tuân thủ theo tiến độ. Các tính năng của hệ thống ERP được đánh giá là phức tạp nếu doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ, phòng ban. Do đó từ lúc thiết kế, triển khai cho đến khi hoàn thiện và đưa vào sử dụng thì hệ thống ERP cần một khoảng thời gian tương đối dài. Tuy nhiên các doanh nghiệp lại muốn rút ngắn thời gian triển khai dự án, mong muốn hoàn thiện hệ thống càng sớm càng tốt.

Chính điều này đã dẫn đến việc bỏ qua quy trình kiểm tra, đảm bảo chất lượng và phản hồi phát sinh trong quá trình triển khai. Vì thế để đảm bảo sự hiệu quả cho dự án thì doanh nghiệp cần có thời gian để nhân viên làm quen và thích ứng với hệ thống mới. Thông qua việc  đồng thời công ty cũng nên dành thời gian tổ chức các buổi đào tạo, để đưa hoạt động kinh doanh trở lại bình thường và sử dụng hiệu quả nhất các lợi ích mà hệ thống mới đem lại.

>>Đọc thêm: ERP là gì? Lý do ERP đón đầu xu thế hiện nay

4. Sai lầm khi triển khai ERP là lựa chọn sai nhà cung cấp

Hiện nay các doanh nghiệp đang gặp phải một tình trạng chung đó là khó khăn trong việc chọn lựa nhà cung cấp khi bắt đầu triển khai hệ thống ERP. Bởi có rất nhiều nhà cung cấp đưa ra những ưu điểm vượt trội có trong phần mềm của mình. Vì vậy việc đầu tiên mà doanh nghiệp cần làm đó là phác thảo một bản kế hoạch triển khai ERP cho doanh nghiệp mình.

Sau đó lên danh sách các nhà cung cấp đang có trong thị trường và liệt kê các lĩnh vực mà họ đang triển khai. Từ đó highlight các nhà cung cấp mà bạn cho là phù hợp và đáp ứng được toàn bộ kỳ vọng của doanh nghiệp mình. Cuối cùng hãy so sánh và cho điểm các nhà cung cấp để lựa chọn đơn vị triển khai hệ thống ERP phù hợp.

lựa chọn sai nhà cung cấp khi triển khai ERP

Lựa chọn sai nhà cung cấp khi triển khai ERP

5. Đánh giá sai thời gian và chi phí triển khai

Sai lầm khi triển khai ERP khiến nhiều doanh nghiệp hao tổn cả thời gian và chi phí là đánh giá sai cả thời gian và chi phí triển khai, đặc biệt khi doanh nghiệp mua các phần mềm ERP viết theo yêu cầu. Quá trình thực thi thường kéo dài 3 tháng và thời gian càng dài, chi phí đội lên càng nhiều so với dự kiến ban đầu. Nếu thời gian và chi phí không được kiểm soát tốt có thể gây ra sự mất kiên nhẫn từ phía doanh nghiệp, gây áp lực lên nhóm triển khai và dẫn đến thiếu sự đồng thuận trong dự án.

Do đó yêu cầu nhà cung cấp phải có trình độ chuyên môn và kỹ thuật cao trong lĩnh vực được triển khai. Cùng với đó phải có hiểu biết nhất định về phần mềm ERP, hiểu rõ quy trình hệ thống hiện tại của mình để thực thi dự án ERP thành công.

6. Không chú trọng đầu tư cơ sở hạ tầng

Đối với những doanh nghiệp ứng dụng hệ thống ERP viết theo yêu cầu thì sẽ dễ mắc phải sai lầm này. Khi doanh nghiệp lựa chọn phương án đặt server tại trụ sở công ty thì phải xác định các khoản ngân sách chi thường xuyên cho việc nâng cấp hệ thống, bảo trì máy móc,….ngoài chi phí mua gói phần mềm.

>>Đọc thêm: Sự quan trọng của hệ thống hoạch định nguồn nhân lực trong chuyển đổi số

7. Thiếu hụt nhân sự

Việc thiếu hụt nhân sự là một vấn đề nghiêm trọng trong quá trình triển khai ERP và cũng là một sai lầm khi triển khai ERP mà nhiều doanh nghiệp gặp phải. Đội ngũ triển khai cần có chuyên gia với kiến thức và kỹ năng cần thiết. Nếu thiếu hụt nhân sự, sẽ khó khăn trong việc đảm bảo tiến độ và chất lượng. Như vậy việc triển khai ERP không những không giảm nhẹ khối lượng công việc, nâng cao năng suất công ty mà còn khiến gia tăng thời gian và áp lực công việc.

Thiếu hụt nhân lực khi triển khai hệ thống ERP

Thiếu hụt nhân lực khi triển khai hệ thống ERP

8. Sai lầm khi triển khai ERP là không bảo trì đều đặn

Việc triển khai hệ thống ERP được diễn ra xuyên suốt ngay cả khi hệ thống chính thức được đưa vào vận hành . Công nghệ luôn được đổi mới và các nhu cầu luôn phát sinh. Khi lập kế hoạch triển khai dự án ERP, doanh nghiệp cần lên chiến lược bảo trì để đảm bảo hệ thống ERP luôn được cải thiện và không lỗi thời. Bảo trì đều đặn bao gồm việc kiểm tra, sửa chữa và cập nhật hệ thống. Theo đó nhằm tránh mắc phải sai lầm khi triển khai  ERP  thì hãy thiết lập kế hoạch rõ ràng và giao công việc giám sát dự án cho một nhóm cụ thể để đảm bảo hoạt động ổn định và hiệu quả.

9. Kết luận

Như vậy việc áp dụng ERP không chỉ đơn thuần là tích hợp hệ thống mới vào tổ chức mà còn đòi hỏi sự chặt chẽ trong khâu quản lý dự án. Bằng việc nhận biết, hiểu rõ và khắc phục những sai lầm khi triển khai ERP thì tổ chức có thể dễ dàng đạt được hiệu quả cho dự án và xây dựng nền tảng vững chắc cho sự thành công của doanh nghiệp.