ERP là gì? Lý do vì sao phần mềm ERP đón đầu xu thế hiện nay
Thuật ngữ ERP vốn là cụm từ quá quen thuộc đối với các doanh nghiệp, trường học. Tuy nhiên để thực sự hiểu được nó thì không phải tổ chức nào cũng làm được. Vậy ERP là gì? Phần mềm này đóng vai trò gì với sự phát triển của doanh nghiệp và trường học? Hãy cùng Koolsoft tìm hiểu ngay sau đây.
1. ERP là gì?
ERP là gì? ERP (viết tắt của cụm từ Enterprise Resource Planning) là một thuật ngữ quản lý doanh nghiệp tổng thể với nòng cốt là kế hoạch phân bổ nguồn lực. Tùy vào tính chất của các ngành nghề mà ERP có thể tùy biến cấu trúc module cùng các tính năng trong hệ thống ERP phù hợp.
Việc sử dụng phần mềm ERP trong doanh nghiệp sẽ mang lại tính tích cực cao hơn so với khi sử dụng công nghệ quản lý rời rạc. ERP có thể tổng hợp, liên kết các số liệu khác nhau như quản lý nhân sự, kế toán, kê khai thuế,…dựa theo các module hiện đại hoạt động với hiệu suất cao.
Qua đó các doanh nghiệp, trường học có thể kiểm soát tốt hơn các chỉ số liên quan đến công nợ, doanh thu, chi phí, lợi nhuận,…nhằm xác định được chiến lược phân bổ nguồn lực tối ưu cho các đợt sản xuất, kinh doanh sau này, đánh giá được KPI của nhân viên.
>>Xem thêm: Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
2. Hệ thống ERP đạt tầm có những điều kiện gì?
2.1 Thiết kế theo từng nghiệp vụ khác nhau
Với mỗi chức năng kinh doanh khác nhau, ERP sẽ được thiết kế với một module tương ứng. Các doanh nghiệp, trường học có thể yêu cầu nhà thiết kế phần mềm ERP tạo ra nhiều module khác nhau tùy theo tính chất hoạt động của mình.
2.2 Khả năng tích hợp và liên kết mạnh mẽ
Các module trong ERP sẽ liên kết chặt chẽ với nhau nhằm tạo nên tính đồng nhất thông tin cao, giúp cho quá trình xử lý dữ liệu trở nên nhanh chóng hơn. Mỗi module này cần phải có tính luân chuyển linh hoạt nhằm tùy biến cho mọi trường hợp mà doanh nghiệp có thể gặp phải.
2.3 Phân tích dữ liệu rõ ràng đến cấp quản trị
Tính năng phân tích dữ liệu của hệ thống ERP luôn dựa theo thuật toán “lấy chi phí làm trung tâm” hoặc theo chiều phân tích. Từ đó doanh nghiệp, trường học có thể đưa ra chiến lược phân bổ nguồn lực tối ưu, hiệu quả hơn.
2.4 Tính mở
Phần mềm ERP có tính mở cao, được xem xét qua các chỉ số quy trình nghiệp vụ thực tế của các module. Với các thông số trên, doanh nghiệp có thể lập nên và chỉnh sửa những kế hoạch quản lý tương ứng cho cả cấp độ module lẫn tổng thể.
Ngoài ra tính mở còn được thể hiện rõ ràng qua việc các dữ liệu từ nhiều module, cơ sở dữ liệu trong ERP kết nối lại với nhau để tạo nên những thông số thứ cấp có giá trị cho mọi doanh nghiệp, trường học.
>>Xem thêm: Lý do vì sao nên sử dụng hệ thống ERP đại học
3. Những lợi ích mà phần mềm ERP mang đến cho doanh nghiệp và trường học
3.1 Cung cấp dữ liệu thứ cấp, định hướng chiến lược
Phần mềm ERP được dự đoán sẽ là “xương sống” trong mọi hoạt động của bất cứ phòng ban nào của doanh nghiệp, trường học. Bao gồm các hoạt động riêng lẻ và phối hợp lẫn nhau giữa mỗi phòng ban. Luồng thông tin được cung cấp bởi hệ thống ERP sẽ giúp cho doanh nghiệp thật sự hiểu rõ tình trạng hoạt động hiện tại cũng như đưa ra phương án khắc phục, tối ưu cho tương lai sau này.
ERP là công cụ trợ giúp trong tra cứu, tham khảo dữ liệu hoạt động của doanh nghiệp, trường học. Trong thời kỳ công nghệ 4.0, việc định hướng phát triển cho doanh nghiệp ở tất cả cấp bậc phòng ban lẫn chi nhánh với ERP được đánh giá sẽ cải thiện năng suất hoạt động đáng kể cho doanh nghiệp, trường học.
3.2 Tiết kiệm chi phí
Với ERP, luồng thông tin sẽ trở nên xuyên suốt hơn khi đã loại bỏ ra những yếu tố trung gian không cần thiết gây nên tình trạng tốn kém chi phí quản lý, từ đó nâng cao khả năng hoạt động quản lý của doanh nghiệp, trường học hơn.
Hiệu quả chi phí bởi ERP có thể được hiểu như sau:
- Thúc đẩy nhân sự làm việc hiệu quả hơn
- Tiết kiệm chi phí training cho nhân sự cũ
- Tiết kiệm ngân sách lên chiến lược cùng các khoản phí phát sinh tại khâu sản xuất
- Đưa ra nguồn thông tin chính xác, rút ngắn thời gian xử lý dữ liệu của doanh nghiệp, trường học
- Quản lý các dòng tài chính trong doanh nghiệp, trường học được hiệu quả hơn, nhất là quản lý dòng tiền
- Cắt giảm ngân sách Marketing nhưng vẫn đảm bảo độ tin tưởng và nhận biết nơi khách hàng
3.3 Cải thiện chất lượng sản phẩm
Không chỉ dừng lại ở việc cung cấp dữ liệu, quản lý thông tin nhằm cắt giảm ngân sách, ERP còn giúp sản phẩm của doanh nghiệp, trường học được cải thiện hơn về mặt chất lượng. Vậy tại sao lại nói ERP tác động trực tiếp đến sản phẩm?
- ERP lưu trữ dữ liệu hàng nhập nhanh chóng như thời gian, số lượng, chất lượng, số hàng trả lại cùng nguyên nhân hàng bị trả. Qua đó doanh nghiệp có thể điều chỉnh quy trình sản xuất và cung cấp nguồn hàng hiệu quả.
- ERP thiết lập đầy đủ thông tin cho các hạng mục trong từng bước của khâu sản xuất
- ERP đánh giá chất lượng thông qua các số liệu từ máy móc, thiết bị, sản xuất nên các thành phẩm,…Từ đó doanh nghiệp có thể cải tiến dây chuyền sản xuất.
- Khi doanh nghiệp, trường học cho ra thành phẩm, ERP vẫn luôn ghi lại những phản hồi của người dùng về sản phẩm, từ đó doanh nghiệp và trường học có cơ sở để đánh giá dây chuyền sản xuất của mình hơn.
3.4 Tăng hiệu suất lao động
Việc nâng cao hiệu suất hoạt động là điều mà tất cả doanh nghiệp, trường học đều mong muốn, đặc biệt khi thị trường đang cạnh tranh ngày càng gay gắt. Để làm được điều này, các doanh nghiệp, trường học phải cắt giảm ngân sách thông qua việc loại bỏ chi phí dư thừa và gia tăng hiệu suất hoạt động. Từ đó doanh nghiệp, trường học có thể tối đa hóa lợi nhuận lâu dài.
Phần mềm ERP cho phép cộng tác, chia sẻ dữ liệu cho các module phòng ban giúp tạo nên môi trường hoạt động tích cực, phối hợp chặt chẽ hơn.
Phân tích nhanh chóng nguồn dữ liệu mà doanh nghiệp, trường học nhằm đưa ra chiến lược thúc đẩy hiệu suất hoạt động hiệu quả hơn.
ERP có thể tổng hợp tất cả các thông tin cần thiết cho doanh nghiệp (bao gồm thông số sản xuất, kinh doanh, báo cáo từ phần mềm kế toán,…)nhằm hỗ trợ doanh nghiệp, trường học nắm rõ tình hình nhanh chóng và đưa ra chiến lược phù hợp nhất.
3.5 Lưu trữ dữ liệu
ERP không những cung cấp thông tin hữu ích ở cấp độ quản lý mà còn có thể lưu trữ chúng suốt khoảng thời gian dài. Cụ thể:
- Lưu trữ tất cả thông tin của các phòng ban tại doanh nghiệp, trường học một cách cụ thể nhất
- Doanh nghiệp có thể tìm kiếm lịch sử các số liệu báo cáo trong thời gian vừa qua
- Hỗ trợ tổng hợp các số liệu của những kỳ trước để tiến hành đối sánh, đánh giá và để ra chiến lược phù hợp nhất
- ERP có độ bảo mật dữ liệu cao, ngăn chặn mọi nguy cơ bị hacker thu thập thông tin mật của doanh nghiệp, trường học
4. Kết luận
Trên đây là toàn bộ những thông tin giới thiệu phần mềm ERP là gì cho những ai chưa biết về công cụ hỗ trợ thông minh này. Phần mềm ERP là một trong những công cụ giúp người dùng quản lý tình trạng hoạt động của doanh nghiệp, trường học thông qua những báo cáo ngắn gọn, cô đọng và súc tích nhất. Những số liệu được thống kê một cách nhanh chóng bởi hệ thống ERP sẽ tạo tiền đề để các tổ chức đưa ra chiến lược phân bổ nguồn lực hiệu quả nhất.