Từ khi mới hình thành thì mô hình đào tạo trực tuyến (E – Learning) đã trải qua chặng đường phát triển dài trước khi trở thành xu hướng dẫn đầu trong thời đại mới như hiện nay. Theo nguồn thống kê từ GlobeNewswire, thị trường E – Learning dự kiến sẽ đạt 457,8 tỷ đô la vào năm 2026, kèm theo đó là nhu cầu sở hữu khóa học chất lượng ngày càng gia tăng. Vậy làm cách nào để sở hữu hệ thống phần mềm đào tạo trực tuyến chất lượng, hiệu quả? Các bạn hãy cùng theo dõi nội dung sau đây của Koolsoft để nắm rõ cách xây dựng và triển khai một hệ thống đào tạo trực tuyến chất lượng để tăng tỷ lệ học viên đăng ký ngay nhé.

1. Hệ thống phần mềm đào tạo trực tuyến là gì?

Hệ thống phần mềm đào tạo trực tuyến là một nền tảng công nghệ được thiết kế để cung cấp môi trường học tập trực tuyến thông qua internet. Nó bao gồm một tập hợp các ứng dụng và công cụ được tích hợp để hỗ trợ quá trình đào tạo, giao tiếp và quản lý học tập từ xa.

Phần mềm cung cấp các tài liệu học tập, bài giảng, bài kiểm tra và hoạt động tương tác giữa giảng viên và học viên qua giao diện web. Nó cho phép học viên tiếp cận nội dung học tập 24/7 từ bất kỳ địa điểm nào, giúp tăng tính linh hoạt và tiện lợi trong việc học tập.

Hệ thống có những tính năng như: quản lý khóa học, cho phép giảng viên tạo và quản lý các khóa học, lịch trình học, nhiệm vụ và bài tập. Học viên có thể theo dõi tiến độ học tập của mình, hoàn thành bài tập và tham gia vào các hoạt động tương tác như diễn đàn, trò chuyện trực tuyến hoặc hệ thống gửi tin nhắn.

Ngày nay với sự phát triển của công nghệ và internet, hệ thống phần mềm đào tạo trực tuyến ngày càng trở nên phổ biến trong giáo dục và doanh nghiệp, đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng và tiện ích của quá trình đào tạo.

hệ thống phần mềm đào tạo trực tuyến

Hệ thống phần mềm đào tạo trực tuyến

2. Ưu và nhược điểm của hệ thống phần mềm đào tạo trực tuyến

Trên thực tế, mỗi người trong chúng ta đều đang tham gia vào hoạt động giáo dục trực tuyến hàng ngày. Dù được phủ sóng mạnh mẽ, hệ thống đào tạo trực tuyến cũng sở hữu những ưu và nhược điểm riêng biệt. 

2.1 Ưu điểm

  • Tăng khả năng tiếp cận: đối với giáo dục trực tuyến, việc học tập có thể diễn ra ở bất cứ lúc nào, bất cứ đâu miễn là học viên có thiết bị kết nối với Internet. 
  • Tăng tính linh hoạt: người dùng có thể tham gia các khóa học trực tuyến bất cứ khi nào, nhờ đó đảm bảo tính linh hoạt cao hơn đối với những học viên có lịch trình bận rộn.
  • Tiết kiệm chi phí tối đa: Hình thức đào tạo trực tuyến có mức chi phí tiết kiệm hơn so với phương pháp truyền thống nhờ việc không tốn chi phí địa điểm và hậu cần.

2.2 Nhược điểm

  • Việc tương tác giữa các cá nhân với nhau còn nhiều hạn chế: một trong những hạn chế chính của E – Learning là sự thiếu tương tác cá nhân giữa học viên – giảng viên – những người tham gia đào tạo khác. Theo đó để việc đào tạo từ xa phát huy được hết những ưu điểm của nó thì đòi hỏi trainer phải có những hoạt động, phương pháp truyền tải đặc thù để duy trì sự tập trung và kết nối với các học viên. 
  • Hạn chế về khả năng truyền đạt câu hỏi: So với phương pháp đào tạo truyền thống thì việc đào tạo từ xa khiến thầy cô gặp khó khăn khi giải đáp thắc mắc của học viên. Bởi nếu học viên gặp khó khăn với bất cứ nội dung nào, họ phải đợi đến cuối buổi học để có thể thực hành khi đưa lên nền tảng trực tuyến.
  • Hạn chế trong việc lồng ghép ký thuyết với thực hành: Những hoạt động thực hành khi đưa lên nền tảng trực tuyến sẽ cần phải điều chỉnh lại. Nếu không có sự chuẩn bị kỹ của giáo viên, nội dung học tập thường sẽ khô khan khó tạo điều kiện cho học viên áp dụng lý thuyết vào thực tế.
Ưu và nhược điểm khi triển khai phần mềm đào tạo trực tuyến

Ưu và nhược điểm khi triển khai phần mềm đào tạo trực tuyến

>>Xem thêm: Hệ thống quản lý đào tạo trực tuyến LMS

3. Lợi ích của hệ thống phần mềm đào tạo trực tuyến đối với doanh nghiệp và cơ quan đào tạo

Ngày nay, hình thức E – Learning đã được ứng dụng ở mọi lĩnh vực, từ các doanh nghiệp lớn đến các công ty startup nhỏ đều áp dụng việc giảng dạy trực tuyến trong quản lý quy trình đào tạo nhân viên của mình. Hệ thống phần mềm đào tạo trực tuyến được ưa chuộng bởi nó mang đến cho doanh nghiệp, tổ chức những lợi ích vô cùng thiết thực như sau.

3.1 Tiết kiệm chi phí hiệu quả

E – Learning là phương pháp học tập và giảng dạy có chi phí tốt nhất và hiệu quả nhất hiện nay. Bởi thực tế rằng chỉ cần áp dụng hệ thống phần mềm đào tạo trực tuyến thì bạn đã có thể tiết kiệm 50% đến 70% tổng chi phí đầu tư cho việc giảng dạy, quản lý học tập. Lý do là vì việc học qua mạng diễn ra nhanh chóng và dễ dàng. Thời gian đào tạo cho giáo viên bao gồm: chi phí đi lại, tài liệu học tập, địa điểm cũng được giảm thiểu đáng kể.

3.2 Phạm vi bao phủ rộng rãi

Sau đại dịch Covid 19 thì người lao động càng có xu hướng yêu thích làm việc từ xa, do đó việc áp dụng E – Learning càng trở nên quan trọng, nhằm đảm bảo khả năng tiếp cận và linh hoạt cho tổ chức, doanh nghiệp.

Chỉ cần sở hữu hệ thống phần mềm đào tạo trực tuyến chuyên biệt, doanh nghiệp có thể training cho hàng trăm nhân viên tại hàng chục văn phòng trên thế giới theo cùng một nội dung và cách thức đào tạo. Nhân viên không cần mất thời gian di chuyển để tham gia vào các lớp học, thay vào đó tất cả những gì họ cần là một thiết bị kỹ thuật có kết nối với Internet.

3.3 Phát triển nhân viên nhanh hơn

Mô hình đào tạo truyền thống có một nhược điểm là phụ thuộc quá nhiều vào thời gian biểu của các trainer, coach, mentor phụ trách. Việc xây dựng hệ thống phần mềm đào tạo trực tuyến giúp cho nhân viên của bạn có thể học tập ở bất cứ khi nào, miễn là họ có thời gian và không gian riêng. Theo E – Learning industry, có đến 89% người lao động được khảo sát cho biết họ mong muốn có thể học tập ở bất cứ đâu, bất cứ khi nào trong khi 85% muốn thời gian đào tạo phù hợp với lịch trình của họ.

3.4 Dễ dàng theo dõi tiến độ

Với việc áp dụng hình thức đào tạo trực tuyến, đội ngũ trainer không cần phải tổ chức đào tạo tại lớp và xem qua từng bài làm trực tiếp. Bởi hầu hết các hệ thống phục vụ cho việc giảng dạy online đều có tính năng phân tích, giám sát và báo cáo tiến độ của các học viên thông qua biểu đồ trực quan. Việc phân tích các dữ liệu sẽ giúp trainer nắm bắt tiến độ học tập của mỗi ứng viên. Từ đó đánh giá chính xác, hiệu quả nội dung và phương pháp truyền tải và cải thiện năng lực của họ.

Lợi ích khi áp dụng hệ thống đào tạo trực tuyến

Lợi ích khi áp dụng hệ thống đào tạo trực tuyến

>>Xem thêm: Chức năng và cấu trúc cảu hệ thống quản lý học tập

4. Quy trình các bước triển khai hệ thống phần mềm đào tạo trực tuyến hiệu quả

Hệ thống phần mềm đào tạo trực tuyến là giải pháp tối ưu mang đến nhiều lợi ích thiết thực cho nhiều doanh nghiệp. Không chỉ tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn thúc đẩy hiệu suất làm việc của mỗi nhân viên. Để tạo nên một hệ thống đào tạo online chất lượng thì doanh nghiệp phải đầu tư một khoản lớn về chi phí, thiết kế chương trình chuyên biệt. Sau đây là tổng hợp 9 bước triển khai một chương trình đào tạo trực tuyến mang đến hiệu quả tối ưu mà mọi doanh nghiệp, tổ chức đều có thể áp dụng.

Tiến trình triển khai hệ thống đào tạo trực tuyến

Tiến trình triển khai hệ thống đào tạo trực tuyến

4.1 Đặt mục tiêu cho đào tạo trực tuyến

Đặt mục tiêu là bước đầu tiên mà doanh nghiệp cần thực hiện trước khi xây dựng hệ thống đào tạo trực tuyến cho riêng mình. Việc xác định rõ ràng mục tiêu đào tạo và những gì bạn muốn đạt được thông qua hệ thống đào tạo trực tuyến E-learning sẽ giúp bạn xác định phạm vi và nội dung của khóa học trực tuyến.

4.2 Chọn lựa công cụ E – Learning

Nếu đang triển khai dự án ngắn và đơn giản,yêu cầu về công cụ hỗ trợ thường không quá phức tạp. Tuy nhiên đối với những doanh nghiệp vừa và lớn, nếu muốn xây dựng một môi trường thực sự khuyến khích học tập phát triển thì cần ứng dụng những công cụ tối ưu như: hệ thống phần mềm quản lý học tập LMS, phần mềm E – Learning,…

4.3 Lên kế hoạch cụ thể

Việc vạch ra kế hoạch theo từng giai đoạn cụ thể, từ đó phân bổ ngân sách cho từng giai đoạn là điều vô cùng quan trọng khi xây dựng bài giảng E – Learning. Hệ thống phần mềm đào tạo trực tuyến tối ưu là khi người quản trị xác định lịch trình, các bài giảng, nội dung học tập và tài liệu học tập cần thiết cho khóa học trực tuyến. Đồng thời lên kế hoạch cho các hoạt động học tập, bài tập, bài kiểm tra và các phương thức đánh giá khác.

4.4 Xây dựng bài giảng cho đào tạo trực tuyến

Sau các bước kể trên thì doanh nghiệp cần bắt tay ngay vào việc phát triển tài liệu training cho nhân viên. Bằng việc tạo ra nội dung học tập hấp dẫn và tương tác khi sử dụng các phương pháp như video, slide, bài giảng trực tiếp, bài giảng ghi âm, hoạt động tương tác và trò chơi học tập.

4.5 Chuẩn bị hệ thống quản lý học tập

Khi một nội dung đào tạo đã chuẩn bị sẵn sàng, bước tiếp theo doanh nghiệp cần làm là tải và sắp xếp nội dung đó trên hệ thống phần mềm đào tạo trực tuyến. Thông qua việc thiết lập hệ thống quản lý học tập để quản lý danh sách học viên, theo dõi tiến độ, cung cấp tài liệu và phản hồi học tập nhằm đảm bảo hệ thống quản lý học tập hoạt động một cách mượt mà và dễ dàng sử dụng cho cả giáo viên, người học..

4.6 Tiến hành chạy thử

Trước khi hệ thống phần mềm đào tạo trực tuyến đã sẵn sàng, doanh nghiệp hãy mời một số bạn nhân viên tiến hành chạy thử để đảm bảo mọi thứ hoạt động tốt và không gặp lỗi. Dựa theo phản hồi của họ, bộ phận chuyên trách có thể chỉnh sửa chương trình đào tạo trước khi chính thức được đưa vào sử dụng.

4.7 Quảng cáo và truyền thông

Tất cả nhân viên của bạn cần được biết khi một chương trình truyền thông mới ra mắt. Theo đó cần xây dựng chiến lược quảng cáo và truyền thông để thông báo về khóa học trực tuyến cho người dùng tiềm năng. 

4.8 Triển khai đào tạo trực tuyến

Bắt đầu triển khai khóa học trực tuyến cho người học. Đây được xem là bước khởi đầu cho quá trình đào tạo, doanh nghiệp có thể chỉ định các khóa học để nhân viên trải nghiệm thử. 

4.9 Đánh giá hiệu quả

Để đánh giá mức độ thành công, doanh nghiệp cần sử dụng số liệu thống kê được tích hợp sẵn trong hệ thống, kết hợp với ý kiến phản hồi của nhân viên. Đây chính là nguồn dữ liệu để doanh nghiệp của bạn cải thiện và điều chỉnh hệ thống E-learning theo hướng tốt hơn.

5. Kết luận

Theo thời gian thì hệ thống phần mềm đào tạo trực tuyến đang dần trở thành tiêu chuẩn mới trong đào tạo doanh nghiệp và nhiều tổ chức. Thực tế đã chứng minh cho thấy hiệu quả vượt trội của phương pháp đào tạo trực tuyến so với hình thức training truyền thống, đặc biệt trong bối cảnh xu hướng làm việc từ xa đang dần chiếm ưu thế như hiện nay. Koolsoft mong rằng qua thông tin vừa rồi, doanh nghiệp sẽ thành công xây dựng hệ thống đào tạo online chuyên biệt và mang đến hiệu quả tối ưu.