Sự quan trọng của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số
Hiện nay hệ thống ERP (hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) đã được quan tâm và ứng dụng rất nhiều trong các doanh nghiệp hiện nay, đặc biệt với những doanh nghiệp sản xuất hoặc logistic. Tuy nhiên vẫn còn nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn với khâu vận dụng ERP vào thực tiễn. Vì vậy bài viết dưới đây Koolsoft sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về ERP và vai trò quan trọng của nó đối với công cuộc quản trị doanh nghiệp.
1. Khái quát về hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp hay ERP (Enterprise Resource Planning) là giải pháp phần mềm giúp cho doanh nghiệp quản lý toàn diện quy trình hoạt động của doanh nghiệp bắt đầu từ việc lập kế hoạch sản phẩm đến dự đoán về mặt chi phí, cung cấp, quản lý bán hàng, tiếp thị giao hàng, thanh toán,…
Trên thực tế hiện nay rất nhiều doanh nghiệp đã áp dụng thành công hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp này vào việc quản lý, nhất là các công ty, tập đoàn lớn. Bởi hệ thống này mang đến sự liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban, giúp cho doanh nghiệp khai thác triệt để nguồn nhân lực hiện có và thúc đẩy sự phát triển nhanh chóng cho tương lai.
Điểm nổi bật của hệ thống quản trị nguồn lực ERP so với những giải pháp phần mềm khác đó là khả năng tích hợp gần như toàn bộ quy trình nghiệp vụ và cho phép quy mô doanh nghiệp được mở rộng, phát triển hơn. So với phương pháp triển khai từng phần mềm riêng lẻ thì ứng dụng ERP sẽ mang đến tính tổng thể nhất quán cho doanh nghiệp. Từ đó xác định được nguồn lực hiện có, tìm ra phương thức thích hợp nhất để phát huy thế mạnh giữa chúng.
ERP trở thành công cụ đắc lực nhờ vào khả năng lưu trữ dữ liệu, tính an toàn và bảo mật. Đặc biệt giúp ích cho các nhà quản trị trong việc đưa ra các thay đổi, điều chỉnh cũng như định hướng phát triển doanh nghiệp dài hạn trong tương lai.
Phân hệ quản trị cơ bản của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP bao gồm những tính năng như sau:
- Quản trị tài chính, kế toán
- Quản lý kinh doanh và phân phối
- Quản trị mua hàng
- Quản trị hàng tồn kho
- Lên kế hoạch và quản lý sản xuất
- Quản lý dự án
- Quản lý dịch vụ
- Quản trị nhân sự
- Báo cáo tổng hợp
- Báo cáo thuế
2. Vai trò của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
2.1 Quản lý, kiểm soát thông tin tài chính
Trước đây vấn đề tài chính cần phải có sự hợp tác từ nhiều bộ phận từ đó bộ phận chuyên mới tổng hợp thông tin, điều này khó tránh khỏi những hạn chế nhất định. Đối với ERP, toàn bộ thông tin tài chính của doanh nghiệp được tập hợp trên một cơ sở dữ liệu chung và đồng nhất tại khắp các phòng ban. Khi có bất cứ sự thay đổi nào, các thông tin sẽ được tính toán lại và đồng bộ.
Nếu như trước kia báo cáo tài chính chỉ được thực hiện ở cuối quý hoặc cuối tháng, thì hiện nay dưới sự tiện dụng của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP thì người quản lý có thể truy xuất báo cáo tài chính bất cứ lúc nào một cách kịp thời và chính xác nhất.
2.2 Thúc đẩy gia tăng tốc độ xử lý quy trình làm việc
Doanh nghiệp ngày càng lớn thì quy trình làm việc sẽ càng phức tạp, qua nhiều khâu, nhiều bước do đó sẽ ảnh hưởng đến tốc độ xử lý công việc. Đôi khi bạn sẽ không biết dữ liệu đang được xử lý đến bước nào và ai là người chịu trách nhiệm chính của bước đó trong quy trình?
Việc triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP sẽ giúp giải quyết mọi nút thắt trong quy trình một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, gia tăng tốc độ xử lý công việc. Từ đó giúp cho hoạt động quản lý vận hành được tối ưu nhất.
2.3 Tránh sai sót về mặt dữ liệu
Đôi khi những sai sót nhỏ về mặt dữ liệu dẫn đến kết quả cực kỳ nghiêm trọng. Đối với cách làm truyền thống, dữ liệu sẽ được truyền qua lại giữa nhiều bộ phận khác nhau, điều này càng dễ dẫn đến tình trạng nhầm lẫn và sai sót dữ liệu. Điều này sẽ ảnh hưởng rất lớn đến tiến độ của cả quy trình làm việc, giảm tính minh bạch và gây mất đoàn kết nội bộ trong nhân viên.
Với sự can thiệp của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP, các dữ liệu được nhập bởi người đầu tiên, sau đó được lưu trữ nguyên vẹn trên hệ thống. Sau đó tùy vào quy trình công việc thì dữ liệu sẽ được luân chuyển đến các nhân viên khác một cách dễ dàng, toàn vẹn, tránh gặp sai sót do quá trình “tam sao thất bản” gây nên.
2.4 Kiểm soát toàn bộ quá trình làm việc của nhân viên
Ưu điểm lớn nhất của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP là sắp xếp khoa học và thống nhất toàn bộ quy trình làm việc cũng như dữ liệu của từng nhân viên, bộ phận trên nền tảng cơ sở chung. Vì vậy mà ERP giúp cho việc kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp được diễn ra dễ dàng. Đặc biệt với các tính năng tracking của phần mềm ERP sẽ cho phép người quản trị truy vết được toàn bộ trong quá trình hoạt động, làm việc của nhân viên đó.
Hơn nữa hệ thống còn tự động phân tích cơ sở dữ liệu để có thể chọn lựa giao nhiệm vụ phù hợp với nhân viên phụ trách, giảm bớt công việc cho người quản lý.
2.5 Xây dựng mạng xã hội nội bộ cho toàn doanh nghiệp
Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP không chỉ là nơi lưu trữ thông tin của doanh nghiệp, hoạch định quy trình làm việc mà còn là môi trường tương tác nội bộ giữa các nhân viên trong hệ thống. Tương tự như một hệ sinh thái mạng xã hội thực thụ, ERP cho phép thiết lập các hoạt động trao đổi thông tin giữa nhân viên với nhân viên hoặc truyền thông giữa doanh nghiệp đến nhân viên của họ.
3. Kết luận
Việc áp dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp thành công sẽ đẩy nhanh khả năng cạnh tranh, tiết kiệm chi phí và mang đến lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp. Vì vậy các doanh nghiệp cần có cái nhìn chi tiết về những khó khăn, yếu kém mà mình đang phải đối mặt và đưa ra biện pháp khắc phục phù hợp để theo kịp sự phát triển của thời đại hiện nay.