Lý do vì sao nên sử dụng hệ thống ERP Đại học
Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP (Enterprise Resource Planning) là hệ thống quản trị và hoạch định nguồn lực doanh nghiệp nhưng hoàn toàn có thể ứng dụng trong các trường học. Bởi trường học cũng có những khó khăn riêng cần phải giải quyết như các doanh nghiệp. Hãy cùng Koolsoft tìm hiểu ERP là gì và lý do vì sao nên ưu tiên tích hợp hệ thống ERP đại học nhé.
1. Tầm quan trọng của việc sử dụng hệ thống ERP đại học
Hiện nay nhiều tập đoàn hàng đầu trên thế giới thường áp dụng hệ thống quản lý nguồn lực ERP để quản lý các hoạt động kinh doanh của mình, và coi đây là một yếu tố then chốt để dẫn đến thành công. Tại Việt Nam, các doanh nghiệp đang tiếp cận và sử dụng hệ thống ERP trong quá trình hoạt động của mình nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh và cạnh tranh trên thị trường trong nước và quốc tế.
ERP là một thuật ngữ liên quan đến các hoạt động của doanh nghiệp và được hỗ trợ bởi phần mềm máy vi tính. Hệ thống này giúp các công ty quản lý mọi hoạt động quan trọng bao gồm kế toán, phân tích tài chính, quản lý tồn kho, mua hàng, quản lý quan hệ khách hàng cùng nhiều hoạt động khác. Mục tiêu chung của hệ thống ERP đại học là đảm bảo các nguồn lực vật tư, máy móc, tài chính có sẵn đầy đủ khi cần thiết thông qua việc sử dụng công cụ hoạch định và lập kế hoạch.
Hệ thống ERP Đại học là giải pháp quản trị ưu việt hàng đầu hiện nay
Hệ thống ERP đại học được biết đến là hệ thống quản lý tổng thể của doanh nghiệp, nhưng hoàn toàn có thể đáp ứng nhu cầu của các trường học như thiết lập kế hoạch đào tạo, tuyển sinh, phân công giảng viên, kiểm soát quá trình đào tạo…Trên thế giới hiện nay, xu thế ứng dụng ERP trong giáo dục đào tạo đang phát triển mạnh mẽ tại các trường đại học như ở Mỹ, Úc, Anh, Đức,…
2. Lợi ích khi trường Đại học ứng dụng hệ thống ERP
2.1 Tự động hóa quy trình làm việc
Với sự ưu việt của mình, hệ thống ERP đại học giúp nhà trường xử lý lượng thông tin dư thừa và tích hợp tự động nhiều quy trình làm việc của các tổ chức giáo dục, đảm bảo đồng bộ hóa liền mạch, hiệu quả và minh bạch ở các phòng ban. Phần mềm được ứng dụng để quản lý quá trình nhập học, tạo ngân hàng câu hỏi, thực hành việc kiểm tra đánh giá, học bạ, thu lệ phí, kiểm tra và xử lý các hoạt động quản lý có liên quan khác.
Không chỉ xử lý các hoạt động đa dạng cho học sinh, giáo viên, quản trị viên và phụ huynh mà hệ thống ERP đại học còn giúp truy cập, phân tích dữ liệu để đưa ra các báo cáo thông minh, hỗ trợ quá trình ra quyết định một cách nhanh và hiệu quả nhất.
2.2 Tiết kiệm giấy và giảm khối lượng công việc hành chính
Thông qua các chức năng như quản lý văn thư lưu trữ, thư viện điện tử, khoa học liệu số,…các thông tin và dữ liệu được số hóa và quản lý khoa học, có thể truy xuất nhanh chóng và lưu vết trên hệ thống.
Mọi thông tin và và dữ liệu đã được nhập liệu một lần sẽ được xử lý và liên kết với tất cả nghiệp vụ liên quan một cách thông minh, giúp gián tiếp giảm thiểu khối lượng công việc hành chính, khối lượng giấy tờ hồ sơ phải lưu trữ cũng coi như giúp tăng năng suất của nhân viên.
Ứng dụng ERP Đại học giúp tối thiểu hóa chi phí
2.3 Tăng cường giao tiếp hiệu quả
Truyền thông và giao tiếp là chức năng vô cùng quan trọng đối với bất cứ trường học nào. Hệ thống ERP đại học có thể tùy chỉnh và tích hợp với các ứng dụng di động khác nhau để có trải nghiệm cá nhân hóa, tạo ra kênh thông tin giao tiếp hiệu quả giữa giáo viên, học sinh và phụ huynh.
Ứng dụng cho sinh viên có thể cung cấp những thông báo mới về thời khóa biểu, lịch thi, bài tập, nộp bài, các sự kiện,…Ngoài ra thầy cô được cung cấp nhiều bài tập, thời khóa biểu, giáo trình,…Cả giáo viên, sinh viên và nhân viên đều có thể chia sẻ thông tin tức thì cho nhau.
2.4 Duy trì sự kết nối mọi nơi mọi lúc
Ngoài kênh giao tiếp linh hoạt trên hệ thống nội bộ ERP, hệ thống hoàn toàn có thể tích hợp SMS gửi thông tin cập nhật cho các bên liên quan trên thiết bị di động cá nhân, một kênh khác đó là tích hợp email cập nhật chia sẻ các thông tin quan trọng một cách chuyên nghiệp. Việc cập nhật qua tất cả các kênh nội bộ, SMS và email giúp cho người dùng liên tục được tiếp cận và không thể bỏ lỡ các thông tin và thông báo quan trọng mọi lúc mọi nơi.
2.5 Thúc đẩy bảo mật dữ liệu
Dữ liệu là tài sản quý giá nhất đối với bất cứ tổ chức nào. Bất kỳ tổn thất vào về dữ liệu và có thể gây ra hậu quả đối với nhà trường. Việc vi phạm và đánh cắp dữ liệu là một trong những cuộc tấn công độc hại lớn nhất. Nó có thể tác động tiêu cực đến hoạt động của tổ chức, đặc biệt khi nói đến các hoạt động học tập. Dữ liệu học sinh như điểm kiểm tra, học bạ sẽ dễ bị thao túng hơn. Hơn nữa, thông tin liên quan đến học phí có thể bị đánh cắp hoặc bị xóa, từ đó sẽ ảnh hưởng đến tài chính của nhà trường.
Do đó dữ liệu bảo mật là chìa khóa để xác định một giải pháp ERP mạnh mẽ. Hệ thống ERP đại học cần được tích hợp các tính năng bảo mật. Qua đó việc bảo vệ hoạt động của nhà trường có thể thúc đẩy hiệu quả của học sinh.
Hệ thống ERP đại học giúp thúc đẩy bảo mật dữ liệu
>> Xem thêm: Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
3. Giới thiệu hệ thống ERP Đại học của Koolsoft
Koolsoft xin tự hào giới thiệu hệ thống quản trị Đại học trực tuyến eHUST, là một mắt xích quan trọng trong hệ thống ERP đại học. Với hệ thống này thì nhà trường có thể:
- Quản lý cán bộ
- Quản lý, phân công giảng dạy
- Quản lý, phân công hướng dẫn Đồ án, luận văn, luận án
- Quản lý sinh viên
- Quản lý nghiên cứu khoa học
- Quản lý hợp tác đối ngoại
- Quản lý cơ sở vật chất
4. Kết luận
Nếu bạn có nhu cầu xây dựng hệ thống ERP đại học thì hãy nhanh chóng liên hệ với Koolsoft E – Learning. Với kinh nghiệm nhiều năm trong việc xây dựng, thiết kế các phần mềm quản lý theo yêu cầu. Chúng tôi cam kết sẽ mang đến những sản phẩm phù hợp và tối ưu chi phí nhất cho trường đại học của bạn.
