CHIA SẺ KINH NGHIỆM QUẢN LÝ TRUNG TÂM NGOẠI NGỮ
kinh nghiệm quản lý trung tâm ngoại ngữ
Nếu bạn đang ấp ủ một dự án khởi nghiệp trên nền tảng giáo dục ngoại ngữ thì kỹ năng quản lý trung tâm ngoại ngữ là điều cần thiết. Vậy cần làm gì để quản lý hiệu quả một trung tâm ngoại ngữ? Và làm sao để bạn có thể gây được sự chú ý với khách hàng mục tiêu trong môi trường cạnh tranh gay gắt ngày nay? Cùng tham khảo kinh nghiệm giải quyết bài toán quản lý trung tâm ngoại ngữ qua bài viết dưới đây.
1. Quản lý trung tâm ngoại ngữ là gì?
Quản lý trung tâm ngoại ngữ là một công việc mang tính bao quát với nhiều tác vụ khác nhau. Theo đó người quản lý sẽ có nhiệm vụ tuyển sinh, đào tạo, quản lý hệ thống từ lương, học viên, giáo viên,…Một số cộng việc mà người quản lý trung tâm tiếng Anh cần hoàn thiện như sau:
– Quản lý tuyển sinh của trung tâm ngoại ngữ: lập kế hoạch sale, marketing để thu hút học viên.
– Thống kê số lượng học viên, khóa học, lịch học vào các ứng dụng quản lý trung tâm tiếng Anh.
– Liên hệ và kết nối giáo viên – học viên, trung tâm – giáo viên.
– Quản lý thu chi.
– Quản lý nhân sự.
– Quản lý lợi nhuận.
– Lưu thông tin và kết quả học tập của các học viên.
2. Một số khó khăn thường gặp khi quản lý trung tâm ngoại ngữ
Trong quá trình quản lý trung tâm tiếng Anh, người đảm nhận chức vụ quản lý sẽ gặp phải một số khó khăn như sau.
2.1 Quản lý thông tin học viên
Thông tin của học viên cần được quản lý chi tiết để thuận tiện trong việc chăm sóc. Những thông tin cần được chia thành: học viên mới, học viên cũ, trình độ của học viên,…Do đó cần phải có phần mềm hoặc thống kê thông tin của học viên một cách khoa học mới có thể dễ dàng quản lý.
2.2 Thiếu chuyên nghiệp trong việc quản lý, xếp lịch học của học viên
Người quản lý gặp khó khăn trong việc sắp xếp lịch cho học viên có thể gây xáo trôn, ảnh hưởng đến chất lượng của cả giáo viên, học viên và trung tâm ngoại ngữ.
2.3 Khó khăn trong việc quản lý học phí
Một trung tâm Anh ngữ sẽ phân chia nhiều mức học phí cho từng khóa học của học viên. Số lượng học viên ngày càng gia tăng thì việc quản lý sẽ càng gặp khó khăn.
2.4 Quá trình tương tác giữa trung tâm và phụ huynh
Quản lý trung tâm ngoại ngữ cần phải ghi nhớ kỹ các thông tin của giáo viên và học sinh để thuận tiện trong việc tương tác với phụ huynh. Việc thiếu tín nhiệm từ phụ huynh sẽ làm ảnh hưởng đến danh tiếng của trung tâm ngoại ngữ.
3. Kinh nghiệm quản lý trung tâm ngoại ngữ hiệu quả
Việc quản lý trung tâm ngoại ngữ cần nhiều yếu tố, tầm nhìn, kỹ năng để tạo nên sự thống nhất, chuyên nghiệp. Những kỹ năng cần có của một trung tâm ngoại ngữ chuyên nghiệp như sau.
3.1 Xác định khách hàng mục tiêu
Xác định khách hàng mục tiêu của trung tâm
Cho dù bạn là một thương nhân kinh doanh trung tâm ngoại ngữ, hay là giảng viên mở lớp dạy tiếng Anh,…điều đầu tiên cần làm để quản lý trung tâm ngoại ngữ của mình là xác định khách hàng mục tiêu. Việc xác định được đối tượng sẽ sử dụng dịch vụ của bạn sẽ giúp bạn có kế hoạch chính xác để tiếp cận nhóm đối tượng này.
Với một trung tâm ngoại ngữ mà nói, khách hàng chính là người có nhu cầu học ngoại ngữ. Vậy ngôn ngữ mà bạn có thể cung cấp cho họ là gì? Hãy xác định chính xác người muốn học ngôn ngữ mà bạn cung cấp. Chẳng hạn như bạn là giảng viên môn tiếng Anh, vậy bạn có thể mở lớp dạy tiếng Anh cho đối tượng nào? Lớp học của bạn là lớp dành cho học sinh tiểu học, hay cho người đã đi làm? Hay đây là lớp luyện thi các chứng chỉ quốc tế như TOEIC, IELTS,…? Bạn nên mở lớp học nhỏ hay quản lý trung tâm tiếng anh?
Với mỗi đối tượng khách hàng khác nhau, ta sẽ có chiến lược phát triển khác nhau. Chẳng hạn như đối tượng của bạn là các em học sinh tiểu học, phân khúc khách hàng của bạn sẽ là quý vị phụ huynh đang có con em ở độ tuổi này. Tuy nhiên với đối tượng học luyện thi chứng chỉ quốc tế, bạn cần tập trung vào phân khúc là học sinh cấp 3 hay các bạn sinh viên đại học,…
3.2 Xây dựng chiến lược truyền thông
Phát triển chiến lược truyền thông cho trung tâm ngoại ngữ
Trong thời đại mà ngoại ngữ là năng lực cần có trong đời sống, thì nhu cầu học ngoại ngữ là một trong những nhu cầu cấp thiết nhất. Chính vì vậy mà rất nhiều trung tâm ngoại ngữ ra đời và là đối thủ cạnh tranh trực tiếp với doanh nghiệp của bạn. Vậy nếu không có một đường lối truyền thông thích hợp, làm thế nào để bạn có thể tiếp cận khách hàng mục tiêu và đưa đến cho họ những trải nghiệm thú vị?
Để bắt đầu công việc này, hãy tìm hiểu kỹ thị trường giáo dục các môn học ngoại ngữ nơi bạn hướng đến. Phát hiện những nhu cầu cụ thể của nhóm đối tượng khách hàng mà bạn định hướng. Sau cùng kiến tạo những giá trị khác biệt mà chỉ trung tâm tiếng anh của bạn mới có. Và sau cùng, tạo dựng một chiến lược truyền thông thích hợp để đưa giá trị của doanh nghiệp tiếp cận được nhóm khách hàng tiềm năng của mình.
3.3 Tiếp cận và chăm sóc khách hàng
Nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng
Sau khi có được một hay một số phân khúc khách hàng mục tiêu, cùng với phương hướng tiếp cận những khách hàng của mình. Hãy cho họ những trải nghiệm thú vị mà trung tâm ngoại ngữ cung cấp. Điều này không những giúp trung tâm gia tăng lượng học viên, mà còn xây dựng hình tượng vững chắc cho doanh nghiệp của bạn.
Không dừng lại ở bước tìm kiếm khách hàng, trung tâm cũng cần phát triển những dịch vụ hỗ trợ học viên_những khách hàng hiện tại và lâu dài của trung tâm ngoại ngữ. Có thể chăm sóc các học viên bằng những chương trình tương tác nhằm nâng cao năng lực ngoại ngữ. Hay thường xuyên theo sát, phát hiện những khó khăn của học viên trong quá trình học ngoại ngữ. Tìm cách giúp học viên khắc phục điểm yếu, nâng cao năng lực ngoại ngữ của họ.
3.4 Xây dựng đội ngũ quản lý trung tâm ngoại ngữ
Xây dựng đội ngũ là yếu tố quan trọng hàng đầu
Dĩ nhiên để vận hành và đem lại chất lượng cao cho công tác giáo dục nói riêng cũng như sự tăng trưởng của doanh nghiệp nói riêng, ta cần một hệ thống nhân lực tài giỏi . Với một trung tâm ngoại ngữ, bạn cần có một số bộ phận sau:
– Đội ngũ giảng viên – trợ giảng: Đây là phần cứng của mMột đội ngũ giảng viên tài giỏi, giàu kinh nghiệm sẽ giúp bạn nâng cao chất lượng đào tạo cũng như uy tín của trung tâm ngoại ngữ.
– Bộ phận tư vấn – chăm sóc khách hàng: Đây sẽ là bộ phận hỗ trợ khách hàng có được dịch vụ tốt nhất khi đến với trung tâm ngoại ngữ. Hay là nơi tiếp nhận những phản hồi của học viên để nâng cao chất lượng phục vụ và đào tạo.
– Bộ phận Marketing: nhiệm vụ của những Marketer là phát triển thương hiệu. Họ sẽ là những người đưa ra sáng kiến, hay thực hiện những chiến dịch Marketing để tiếp cận với đối tượng khách hàng mục tiêu.
– Quản lý các bộ phận: Bên cạnh bạn là một BOD (Board of Director) quản lý trực tiếp trung tâm ngoại ngữ. Bạn cũng cần những con người tài giỏi dẫn dắt các bộ phận kể trên. Mỗi bộ phận đều cần có một Team Leader để công việc hoạt động trơn tru và hiệu quả.
3.5 Xây dựng hệ thống quản lý nhân viên
Sau khi có đội ngũ nhân sự tài năng sát cánh, bạn cần một hệ thống quản lý nhân viên của mình. Một hệ thống nhân sự rõ ràng, có tổ chức, có quy trình sẽ giúp các nhân viên có cơ hội phát triển năng lực.
Bạn có thể xây dựng các chương trình đánh giá năng lực định kỳ, đặt ra KPI phù hợp với mỗi người cùng những phần thưởng khuyến khích để nhân viên có mục tiêu phấn đấu.
Một hệ thống nhân lực không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn sẽ hỗ trợ bạn quản lý trung tâm ngoại ngữ tốt hơn.
Để quản lý tốt trung tâm ngoại ngữ một cách hiệu quả, ta cần hiểu thị trường cũng như khách hàng của mình là ai. Sau đó, cần có chiến lược phát triển cụ thể cùng hệ thống quản lý nhân lực, hoạt động một cách rõ ràng. Với kinh nghiệm quản lý trung tâm ngoại ngữ trên đây, mong rằng bạn sẽ có thêm cái nhìn toàn diện hơn về cách quản lý một trung tâm ngoại ngữ.
