QUẢN LÝ TUYỂN SINH TRUYỀN THỐNG VÀ PHẦN MỀM QUẢN LÝ TUYỂN SINH

Phần mềm tuyển sinh có gì ưu việt so với cách quản lý nhập học truyền thống?

Điều rất quan trọng đối với các cơ sở giáo dục là phải có Hệ thống Quản lý Tuyển sinh. Cách quản lý trước đây là sử dụng sổ cái hoặc file Excel để thực hiện tất cả các công việc tuyển sinh trong trường. Họ đã ghi lại chúng theo cách thủ công để lưu hồ sơ về tất cả các học sinh được nhận vào trường. Hiện nay cách quản lý tuyển sinh truyền thống đã có những thay đổi mạnh mẽ với công nghệ mới nhất.

Quy trình sổ cái đã được áp dụng trong các trang tính Excel và sau đó được chuyển đổi thành các mẫu. Sự phát triển vượt bậc của máy tính và sau đó là số hóa đã tạo ra những thay đổi mạnh mẽ về cách thức quản lý tuyển sinh trong các cơ sở giáo dục. Một bản gốc được triển khai trong trang tính excel và sau đó tạo thành các mẫu phục vụ cho nhu cầu về Hệ thống Quản lý Nhập học. Đây là cách Cơ sở dữ liệu được tạo trong hệ thống quản lý tuyển sinh truyền thống.

1. Tạo cơ sở dữ liệu để quản lý tuyển sinh truyền thống

Hệ thống Quản lý Nhập học Truyền thống đã được thực hiện trong nhiều năm mà không có bất kỳ thay đổi nào. Do đó, KHÔNG có cải tiến, KHÔNG có sự tối ưu hóa nào trong quá trình Quản lý tuyển sinh trong một thời gian dài, kể cả sau sự ra đời của thế hệ quản lý mới. Tất cả những gì họ phải làm là Nhập học, Thêm các trường, cột điền thông tin và Tìm các sinh viên theo học tại cơ sở của họ.

• Nhập học – Các sinh viên được nhận vào trường lần đầu tiên được nhập học trên tờ giấy.
• Trường Bổ sung – Sau đó, các Danh mục phụ hoặc các trường/cột được thêm vào theo các biến khác nhau được sử dụng để xác định quy trình nhập học.
• CTRL + F – Sau đó, tất cả những gì bạn cần làm là nhấn CTRL + F để tìm học sinh trong hồ sơ.

2. Làm thế nào để làm việc trên Phần mềm quản lý tuyển sinh?

Tuy nhiên, một số hệ thống tiên tiến cho phép mọi người chọn các trường con theo nhu cầu và quy mô của tổ chức. Trong khi thế giới đang phát triển, hệ thống phần mềm quản lý trường học nhất định phải thay đổi cách phân loại học sinh.

Sẽ có những sinh viên từ nước ngoài hoặc được bố trí vào một chi nhánh khác, tùy theo tình hình khác nhau mà người ta cần phù hợp với nhiều hệ thống khác nhau sẽ làm cho quá trình nhập học đơn giản hơn. Sự phân chia này sẽ giúp thu thập thêm thông tin về sinh viên ngay cả sau nhiều năm họ rời đi. Phần mềm Quản lý Nhập học giúp tổ chức lưu trữ hồ sơ số hóa và dễ dàng truy cập ngay cả sau nhiều năm.

• Ghi danh cho Sinh viên – Ban quản trị điền vào các biểu mẫu đăng ký sẵn có chứa tất cả các chi nhánh khác ở đó để xử lý việc nhập học. Học sinh được thêm vào hồ sơ của tổ chức sau khi hoàn tất xác minh nhập học.
• Các hình thức tuyển sinh tùy chỉnh – Các hình thức tuyển sinh linh hoạt theo nhu cầu và quy mô của từng trường. Chúng có thể được tùy chỉnh thêm theo nhu cầu của tổ chức để thêm hoặc bớt các biến và danh mục.
• Quản lý Quy trình Nhập học Hoàn thành – Phần mềm Quản lý Nhập học được phân nhánh và kết nối với tất cả các biến số khác cần thiết để xử lý sự hiện diện của sinh viên trong trường. Tất cả các biến được kết nối như quản lý Phí, Quyền truy cập vận chuyển và Phân bổ của lớp có thể được quản lý thông qua cùng một hệ thống.

3. Tại sao các cơ sở giáo dục cần phần mềm hệ thống quản lý tuyển sinh?

Các tính năng được thảo luận dưới đây chỉ có thể được thực hiện bằng cách sử dụng Phần mềm Quản lý Tuyển sinh. Trong khi quản lý nhập học có rất nhiều nhu cầu cốt lõi, điều này không thể đạt được bằng cách sử dụng Hệ thống quản lý tuyển sinh truyền thống. Xem xét các nhu cầu khác nhau của hệ thống quản lý tuyển sinh.

• Hệ thống quản lý trung tâm – Tất cả cơ sở dữ liệu tuyển sinh được lưu trữ ở một nơi duy nhất và tất cả các bên liên quan đều có thể truy cập được. Cho dù đó là bất kỳ khoa nào cần thông tin chi tiết tuyển sinh, tất cả đều có thể được truy cập tại Phần mềm Trung tâm của Quản lý Tuyển sinh. Điều này sẽ làm giảm nhu cầu ghi chép và vận chuyển các chi tiết trên giấy. Việc loại bỏ quy trình thủ công giúp tiết kiệm thời gian và quản lý không có sai sót đối với các quy trình nhập học.
• Ứng dụng dễ dàng – Các tổ chức đã đưa nó trở lại trực tuyến. Để loại bỏ tình trạng xếp hàng dài có thể rất mệt mỏi, hệ thống tuyển sinh trực tuyến đã được đưa vào hoạt động. Điều này giúp giảm bớt sự phức tạp của việc quản lý thủ công tất cả các biên lai nhập học của học sinh. Thí sinh có thể dễ dàng nộp hồ sơ và nhập trực tiếp hồ sơ vào hệ thống quản lý Tuyển sinh của cơ sở.
• Thủ tục phân bổ – Tất cả các quy trình từ nhập học đến ghi danh đều được sắp xếp hợp lý. Mỗi quá trình được thực hiện lần lượt. Giảm lãng phí thời gian và nguồn lực Hệ thống phần mềm quản lý trung tâm giúp loại bỏ những rắc rối không cần thiết. Quy trình có một khởi đầu cố định và một kênh cố định về cuối bao gồm tất cả các hoạt động quản lý liên quan khác như Phân bổ phí, Chuyển tải và Phân bổ theo lớp.
• Bản ghi kỹ thuật số – Sau khi chúng tôi nhập thông tin vào phần mềm hệ thống quản lý nhập học, nó sẽ trở thành một bản ghi kỹ thuật số. Phần mềm tốt giúp bạn an toàn trước mọi yếu tố bên trong và bên ngoài có thể thao túng hệ thống của bạn. Dựa trên sự lựa chọn phần mềm của bạn, hồ sơ kỹ thuật số của tất cả các quá trình nhập học của bạn được an toàn. Như đã đề cập ở trên, các bộ phận này có thể được sử dụng bởi các bộ phận khác nhau từ một hệ thống quản lý trung tâm và có thể được sử dụng trong những năm tới để trích xuất thông tin quan trọng.
• Báo cáo không có lỗi – Một cơ sở có quy mô lớn có thể gặp rắc rối trong việc quản lý thông tin của phiên học tập. Hệ thống quản lý tuyển sinh trực tuyến sẽ giúp lưu trữ hồ sơ về các ngành khác nhau và hàng nghìn sinh viên và truy cập thông tin của họ khi đang di chuyển. Việc loại bỏ thủ công quản lý quá trình nhập học sẽ giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực. Điều này sẽ tối ưu hóa hơn nữa quy trình đăng ký một số lượng lớn sinh viên vào một tổ chức.

4. Phần mềm Quản lý Tuyển sinh Tốt nhất không chỉ dành cho Tuyển sinh

Trong khi có các biến số cần thiết gắn liền với quá trình nhập học, một tổ chức sẽ cần một hệ thống quản lý chính tất cả các khía cạnh liên quan. Phần mềm quản lý của một trường học sẽ không chỉ quản lý việc nhập học mà sẽ có nhiều tính năng khác nhau để quản lý tổ chức. KoolSoft E-Learning không chỉ dành cho mô-đun quản lý Nhập học mà còn dành cho tất cả các khía cạnh quản lý liên quan có thể giúp bạn tối ưu hóa hoạt động của tổ chức của bạn. Bạn sẽ không phải đặt thêm một kỳ nghỉ hè để quản lý nhập học trong cơ sở của bạn. Trong khi bạn đi nghỉ, bạn có thể quay lại một hệ thống thích hợp để quản lý tất cả các chức năng của tổ chức của bạn.

5. Tính năng và Mô-đun quản lý của KoolSoft E-Learning:

• Quản lý thời khóa biểu – Giáo viên và ban giám hiệu phải nỗ lực rất nhiều để lập thời khóa biểu cho một lớp và một phần cụ thể. Hãy nhớ rằng nhân viên và học sinh có đủ thời gian sảng khoái cho một ngày làm việc hiệu quả. Mô-đun quản lý bảng thời gian đảm bảo rằng bảng thời gian không xung đột và mang lại một ngày làm việc hiệu quả cho cả Giáo viên và Học sinh.
• Quy trình Nhập học – Từ khi nhập học cho đến khi sinh viên nhập học được thực hiện bởi mô-đun quản lý nhập học tự động, có thể tùy chỉnh và kỹ thuật số của Phần mềm quản lý của Trường. Sẽ không có rắc rối khi quản lý thủ công thông tin cần thiết của từng bộ phận. Do đó, hệ thống sẽ không có lỗi và giảm lãng phí thời gian.
• Lưu thông vòng tròn – Tất cả các thông báo có thể được tạo và lưu hành từ một nền tảng duy nhất. Mà không quan tâm đến một số phần bị bỏ qua của tổ chức. Người ta sẽ không phải lo lắng về việc một số người không nhận được thông tin được lưu hành đúng hạn.
• Quản lý điểm danh – Mô-đun quản lý điểm danh cho phép ghi lại toàn bộ hồ sơ của học sinh. Các bản ghi này có thể được truy cập cho các phòng ban khác nhau khi đang di chuyển. Các hồ sơ này cũng dễ dàng nhập vào thời điểm báo cáo cuối năm của từng học sinh.
• Quản lý tài liệu – Mỗi tài liệu quan trọng của trường và thư viện hình ảnh có thể được lưu giữ và lưu trữ trong Phần mềm ERP của trường. Điều này sẽ đảm bảo quản lý an toàn tất cả các tài liệu quan trọng liên quan đến tổ chức.
• Quản lý học phí – Hồ sơ, Phiếu thu và Nhắc nhở học phí của từng học sinh có thể được quản lý trong phân hệ quản lý học phí của Phần mềm ERP của Trường.
• Hồ sơ nhân viên & hồ sơ học sinh – Tất cả hồ sơ của cán bộ và học sinh có thể được tải lên phần mềm để đảm bảo hệ thống thông tin trung tâm nhập toàn bộ hồ sơ đến bất kỳ bộ phận nào theo nhu cầu. Điều này sẽ giúp ghi lại thành tích của học sinh và phân tích nhân viên cần thiết.
• Quản lý Thư viện – Tính sẵn có của sách, quản lý sách trong thư viện và tình trạng phát hành của tất cả sách trong thư viện có thể được thực hiện với phân hệ quản lý thư viện của Phần mềm ERP trường học.
• Quản lý khách – Toàn bộ việc quản lý khách có thể được thực hiện với Phần mềm ERP trường học này của KoolSoft. Nó có thể giúp quản lý Danh sách khách truy cập, Nhật ký và Dữ liệu quan trọng cần lưu giữ để sử dụng thêm.
• Quản lý chi phí – Các chi phí theo danh mục có thể được liệt kê và sửa đổi để loại bỏ sổ ngày khỏi quản lý hành chính. Mỗi hồ sơ chi phí sau đó có thể giúp ích cho việc nộp thuế và nhận tiền từ trường.
• Hồ sơ kỳ thi – Tất cả thông tin liên quan đến Kỳ thi, tức là, hồ sơ, lịch trình và báo cáo có thể được tạo với sự trợ giúp của phần mềm quản lý trường học của KoolSoft. Tất cả thông tin về Kỳ thi được xử lý trong phần mềm.
• Hệ thống Trung tâm – Phần mềm Quản lý Trường học là một hệ thống tập trung để thông tin luôn có sẵn cho tất cả các bên liên quan khi di chuyển. Hệ thống trung tâm này loại bỏ sự cần thiết phải lưu trữ hồ sơ tài liệu của các phòng ban khác nhau ở những nơi khác nhau.

6. Kết luận

Tóm lại, Hệ thống Quản lý Tuyển sinh Truyền thống sẽ không giúp đáp ứng tất cả các nhu cầu khác nhau về quản lý hành chính của cơ sở. Cho dù đó là một cơ sở nhỏ hay lớn, nhu cầu về phần mềm quản lý trường học phát sinh ở mọi quy mô của cơ sở. Điều này được thực hiện để loại bỏ các yếu tố bên trong và bên ngoài chịu trách nhiệm thao túng thông tin trường học và tiết kiệm thời gian và nguồn lực để quản lý chính cơ sở. Tất cả những gì bạn cần làm là quản lý vi mô phần mềm để đạt được sự cân bằng giữa các tổ chức đang hoạt động.