7 LƯU Ý QUAN TRỌNG KHI LỰA CHỌN PHẦN MỀM QUẢN LÝ TRƯỜNG HỌC

Lựa chọn phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ

Những ngày điều hành trường học hoặc trung tâm ngoại ngữ của bạn với Microsoft Word và Excel đã qua. Nếu bạn không có một phần mềm cụ thể hỗ trợ, thì rất nhiều thời gian và tiền bạc đang bị lãng phí một cách vô ích. Nếu trung tâm của bạn có hơn 200 học sinh/năm thì đầu tư vào một nền tảng quản lý cụ thể là CỰC KỲ CẦN THIẾT. Sau đây là checklist những lưu ý quan trọng bạn cần biết khi lựa chọn phần mềm quản lý trường học.

1. Hợp đồng

Môi trường học tập an toàn là yếu tố cực kỳ quan trọng

Nếu trường học/trung tâm của bạn đang cung cấp dịch vụ giảng dạy ngoại ngữ thì một hợp đồng cụ thể với các điều khoản và điền kiện rõ ràng là rất cần thiết. Bạn có trách nhiệm phải đảm bảo sức khỏe học sinh, an sinh và vệ sinh trong không gian giảng dạy của mình. Một phần mềm cho phép thực hiện các hợp đồng tự động sau khi nhập tất cả dữ liệu sẽ tiết kiệm cho bạn rất nhiều công sức.

2. Nhập dữ liệu

Nghiệp vụ văn phòng chồng chất trong trung tâm ngoại ngữ

Bạn có biết nghiệp vụ tốn thời gian nhất khi quản lý một trung tâm ngoại ngữ là gì không? Đó chính là nhập và đối soát dữ liệu thủ công. Nếu bạn không có cơ sở dữ liệu để trợ giúp, hãy cân nhắc việc nhân viên của bạn phải nhập tên sinh viên/khách hàng bao nhiêu lần? Chưa kể đến hợp đồng, trang đăng nhập, bảng câu hỏi về mức độ hài lòng, chương trình, báo cáo cuối khóa học, hóa đơn các loại,… Danh sách tài liệu cần xử lý là rất lớn. Với một phần mềm tốt, bạn chỉ cần nhập tên của khách hàng MỘT LẦN.

3. Nhập và theo dõi thời gian học

Công việc nhập dữ liệu tốn rất nhiều thời gian của nhân sự

Đây là công việc rất cụ thể với khi quản lý trường dạy ngoại ngữ tiếng anh, tiếng trung, tiếng nhật,… Vì học ngoại ngữ là một hoạt động liên tục trong thời gian dài, nên việc theo dõi thời gian học của học sinh, số giờ giảng dạy của giáo viên là vô cùng quan trọng. Hiện nay nhiều trường học lập hóa đơn giờ dạy nên có thể có sự chậm trễ và sai sót khi lập hóa đơn đúng cách. Cách tốt nhất để theo dõi giờ là quyền truy cập trực tuyến vào phần mềm trường ngoại ngữ của bạn cho mỗi user để họ điền giờ cho bạn. Sau đó tất cả những gì bạn phải làm là khớp giờ với trang đăng nhập. Cực kỳ tiện lợi phải không nào!

4. Đặt hàng và kiểm kê sách

Nếu trường của bạn giảng dạy theo giáo trình quy chuẩn, khả năng là bạn sẽ phải đặt hàng và phân phối rất nhiều sách. Trường bạn quy mô càng lớn thì kho sách càng lớn. Một số sẽ mất tích, một số sẽ bị đánh cắp, một số sẽ bị bỏ lại phía sau, một số sẽ biến mất một cách bí ẩn. Có một phần mềm sẽ giúp bạn theo dõi sách và đặt hàng một cách tiết kiệm thời gian và tiền bạc.

5. Xuất cho kế toán của bạn

Nếu nhân viên kế toán của bạn đang phải tự nhập hóa đơn vào phần mềm của riêng anh ta thì thời gian đó đang bị lãng phí một cách vô ích. Một phần mềm quản lý trường ngoại ngữ tốt sẽ tự động tạo một tệp văn bản hoặc tệp CSV hoặc một cổng kết nối cho phép kế toán nhập dữ liệu tự động.

6. Tài liệu sư phạm và chất lượng

Ok, đây là một vấn đề phức tạp. Bạn có thể tự mình xử lý những tài liệu này hoặc đã mất nhiều năm để thiết kế chúng. Nhưng có một số phần mềm tự động làm việc đó và cho thấy kết quả khá ấn tượng. Bạn bên tìm cách tích hợp những thứ sau:

Kiểm tra ngôn ngữ
Phân tích nhu cầu
Người lập chương trình
Bảng câu hỏi về sự hài lòng (có thống kê)
Báo cáo cuối khóa
Kế hoạch giáo viên và phòng

Bạn có lên toàn bộ kế hoạch cho giáo viên và phòng học bằng tay không? Hay bạn để giáo viên/trợ giảng của bạn tự làm? Đôi khi bạn có xung đột hoặc phòng trống. Đôi khi bạn có gửi một giáo viên đến sai nơi không? Sau đó, bạn THỰC SỰ cần một phần mềm để lập kế hoạch giúp bạn.

Nhưng liệu một phần mềm như vậy có tồn tại? Có, nó có. Tốt nhất tôi đã thấy là KoolSoft E-Learning. Được phát triển và điều hành bởi KoolSoft từ năm 2013, nó thực hiện tất cả những điều trên, đồng thời có một đội ngũ các nhà phát triển chu đáo và quan tâm chỉ làm việc với các trường ngôn ngữ, chuyên cung cấp giải pháp đào tạo trực tuyến và hiểu rõ về doanh nghiệp của bạn.

Bạn có thể liên hệ với KoolSoft để được trải nghiệm các tính năng ưu việt trên một cách MIỄN PHÍ!